Закуп стеллажей для действующего государственного архива

В Казахстане закуп стеллажей для действующего государственного архива регламентирован Законом РК «О государственных закупках» и Правилами комплектования, хранения и учета архивных документов (Приказ Минкультуры и информации РК).

Процесс от выявления дефицита мест до перечисления средств состоит из следующих этапов:

1. Фиксация дефицита и инвентаризация площадей

Акт проверки наличия

Ведомственная или государственная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) фиксирует 100% заполняемость стеллажей.

Уничтожение документов

До закупки архив проводит обязательный отбор документов с истекшими группами сроков хранения. Составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Обоснование

Если после утилизации мест все равно нет, руководство архива готовит служебную записку с расчетом нехватки погонных метров полки.

2. Заявка на финансирование и расчет бюджета

Маркетинговый анализ

Архив запрашивает коммерческие предложения (ценовые предложения) минимум от трех казахстанских производителей или поставщиков для вычисления среднерыночной цены.

Консультация профессиональной компании

Компания RECOM оказывает консультационную помощь в подборе и расчёте архивных стеллажей. Компания RECOM составляет индивидуальную спецификацию и коммерческое предложение по архивным стеллажам для обратившегося за консультацией архива. Данная спецификация и КП служат обоснованием для заявки на выделение целевых средств.

Бюджетная заявка

Администрация архива подает заявку администратору бюджетных программ для выделения целевых средств на укрепление материально-технической базы на очередной финансовый год.

3. Разработка технической спецификации

Архив формирует техническую спецификацию в строгом соответствии с Приказом Министра культуры и информации РК по требованиям к безопасности хранилищ:

Тип конструкций

Для ограниченного пространства архива мобильные стеллажи предпочтительнее — они дают экономию до 80% площади. И в итоге оказываются дешевле, с учётом избежания издержек на новые помещения или здания.

Параметры

Металл с полимерным порошковым покрытием, нагрузка на полку от 80 до 150 кг, шаг перестановки полок, наличие антиопрокидывающих устройств и замков для ограничения доступа.

Услуги

В спецификацию обязательно единым лотом включаются: «Поставка товара, доставка до места назначения, разгрузка, подъем на этаж и монтаж "под ключ"».

4. Проведение госзакупок на портале goszakup.gov.kz

Процедура проходит полностью в электронном формате:

Выбор способа

Чаще всего закупка проводится способом Открытого конкурса (так как монтаж и качество металлоконструкций требуют квалификационных требований). Запрос ценовых предложений (ЗЦП) используется реже — только если сумма небольшая и конструкции простейшие стационарные.

Казахстанское содержание

В приоритете закупки у отечественных товаропроизводителей (ОТП), имеющих индустриальный сертификат или сертификат СТ-KZ.

Подведение итогов

Портал автоматически или конкурсная комиссия вручную определяет победителя по наименьшей цене с учетом условных скидок.

5. Заключение веб-договора и финальные замеры

ЭЦП и казначейство

Договор подписывается электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) обеих сторон на портале госзакупок и автоматически регистрируется в органах Казначейства Министерства финансов РК.

Обследование объекта

Поставщик обязан направить инженеров в архив для контроля прочности перекрытий (мобильные стеллажи дают высокую нагрузку на плиты пола) и точной лазерной сверки размеров с учетом плинтусов и систем пожаротушения.

6. Доставка и монтаж на объекте

Логистика

Поставщик привозит элементы стеллажей в разобранном виде в упаковке, защищающей металл от влаги.

Монтажные работы

Бригада подрядчика собирает конструкции. Для мобильных систем: инсталлируются фальшполы или рельсовые направляющие, выставляются по уровню, монтируются колесные базы, надстраиваются шкафы.

Тестирование

Проводится проверка хода секций, работы стопоров, плотности прижатия уплотнителей (для защиты от пыли и света).

7. Приемка через портал и оплата

Экспертиза

Создается комиссия архива (не менее 3 человек). Составляется внутренний акт экспертной комиссии о соответствии стеллажей техспецификации.

Электронный акт

Поставщик направляет через портал Госзакупок Акт приема-передачи товара и Акт выполненных работ (оказанных услуг) на монтаж, прикрепив к ним электронную накладную (ЗВР) и ЭСФ (электронную счет-фактуру).

Утверждение

Директор архива подписывает электронные акты ЭЦП.

Оплата

Программа передает данные в систему «Казначейство-Клиент». Казначейство производит прямой безналичный платеж на расчетный счет поставщика в течение 15 рабочих дней со дня подписания акта (согласно стандартным условиям типового договора РК).